Notatki z webinaru „How To Become A Better Online Facilitator” prowadzonego przez Molood Ceccarelli podczas VMUG (Virtual Miro User Group) session. Wszystkie prezentowane przemyślenia, obserwacje i metody pochodzą od ekspertki.

TL;DR

Facylitacja to sztuka tworzenia środowiska, w którym uczestnicy samodzielnie uczą się koncepcji – różni się od nauczania i coachingu
Model Kantor 4-player pomaga rozpoznać wzorce w rozmowach: move, follow, oppose, bystand i ich kombinacje prowadzące do impasu
Interakcja co 8 minut jest kluczowa dla utrzymania zaangażowania grupy online
Struktury wizualne (lejki, metafory, linie) kierują rozmowami lepiej niż słowa
Protokoły check-in/check-out zastępują niewerbalną komunikację w środowisku online
Większość pracy facylitatora dzieje się przed spotkaniem – projektowanie struktur i doświadczeń
Trudne sytuacje rozwiązuje się przez ciche aktywności wizualne i małe grupy

Dlaczego facylitacja online wymaga innego podejścia

Molood Ceccarelli, założycielka Remote Forever i pionierka distributed agile, była pierwszą osobą, która odważyła się powiedzieć, że metodyki zwinne nie wymagają współlokalizacji zespołu. W rezultacie stworzyła Remote Forever Summit – pierwszą konferencję online poświęconą tej tematyce.

Ceccarelli wyjaśnia fundamentalną różnicę między trzema podejściami do pracy z grupą. Nauczanie koncentruje się na przekazywaniu wiedzy i umiejętności, podczas gdy coaching pomaga osobie zmienić się w sposób, w jaki tego chce.

Facylitacja natomiast to sztuka tworzenia środowiska i doświadczenia, przez które uczestnicy będą w stanie samodzielnie nauczyć się koncepcji. Jak podkreśla Ceccarelli: „Dobry facylitator tworzy kontener, w którym ludzie tworzą treści”.

Różnica ta staje się jeszcze bardziej istotna w środowisku online. Mimo to większość dostępnych materiałów dotyczy facylitacji spotkań stacjonarnych, a wiele osób mylnie utożsamia facylitację z prowadzeniem spotkań.

Jak działają rozmowy – koncepcja dywergencji i konwergencji

Ceccarelli wyjaśnia fundamentalną prawdę o komunikacji: każda rozmowa, czy to osobista czy online, dywerguje i konwerguje. Na początku ludzie mają różne pomysły, pytania i wątpliwości. Jednak przez sposób komunikowania się ze sobą rozmowa dywerguje i konwerguje, aż dochodzimy do jakiegoś pomysłu, potem znów dywerguje i konwerguje, aż mamy lepszy pomysł.

Proces ten powtarza się, dopóki nie podejmiemy decyzji. Problem pojawia się natomiast, gdy przy złej facylitacji lub jej braku spotkania kończą się bez decyzji. W rezultacie trzeba powtarzać te same rozmowy, bo grupa utyka w niemożności podjęcia decyzji.

Filary skutecznej facylitacji online

Według Molood Ceccarelli, każdy facylitator musi przestrzegać pięciu kluczowych zasad:

Trzymanie się agendy grupy – nie przychodzisz z własnym programem. Jeśli masz własną agendę – nauczasz, z kolei jeśli całkowicie się od niej odcinasz – koachujesz.
Honorowanie mądrości grupy – identyfikujesz różne role, jakie ludzie odgrywają w różnych momentach. Dlatego dbasz, żeby mądrość grupy wypłynęła na powierzchnię, a nie tylko najgłośniejsza osoba.
Pozostawanie neutralnym – jedna z najtrudniejszych umiejętności. Nawet gdy myślisz, że znasz rozwiązanie, a ludzie są zagubieni w dyskusjach, powstrzymujesz się od wnoszenia treści.
Dostosowywanie kontenera do burz – dopóki nie ma konfliktu i przeciwstawnych opinii, konstruktywne rozmowy nie będą miały miejsca, a dobre decyzje nie zostaną podjęte.
Utrzymywanie nastawienia na rozwój – przeciwieństwo nastawienia na niedobór. Koncentrujesz się na dostrzeganiu możliwości zamiast ograniczeń.

Ceccarelli podkreśla jednak, że facylitacja jest trudna, bo wymaga spojrzenia z lotu ptaka – patrzenia na pokój (czy wirtualny pokój) z góry i bycia świadomym wielu różnych rzeczy, które się dzieją jednocześnie.

Kluczowa różnica: online vs. spotkania stacjonarne

Świetny facylitator stacjonarny to osoba, która potrafi wyczuć energię pokoju i zmienić ćwiczenia, dostosować kontener do tej energii. W facylitacji online to staje się zupełnie inne. Jako facylitator Twoja praca jest w większości wykonana, zanim sesja się zacznie, bo musisz przygotować o wiele więcej.

Model Kantor 4-player – klucz do rozumienia rozmów

Ceccarelli wprowadza model Kantor 4-player jako narzędzie do lepszego facylitowania. W werbalnych rozmowach ludzie wykonują jeden z czterech ruchów:

Move (ruch) – inicjowanie lub dawanie kierunku
Język ruchu: „przejdźmy dalej”, „posłuchajmy kogoś innego”, „zagłosujmy”
Follow (podążanie) – wspieranie lub wyciąganie wniosków
Język podążania: „powiedz mi więcej”, „jak by to wyglądało?”, „zgadzam się”
Oppose (sprzeciw) – kwestionowanie lub sugerowanie poprawek
Język sprzeciwu: „nie zgadzam się, ponieważ…”, „wolałbym tego nie robić, bo…”
Bystand (obserwacja) – oferowanie perspektywy
Język obserwacji: „zauważam, że…”, „wydaje mi się, że…”

Wzorce prowadzące do impasu

Molood Ceccarelli wskazuje na cztery wzorce, które powodują, że rozmowy się zatykają. Tylko ruchy to sytuacja, gdy jedna osoba proponuje, druga proponuje, trzecia proponuje. Brak korelacji i podążania oznacza, że spotkanie trzeba powtarzać.

Compliance występuje natomiast, gdy jedna osoba proponuje, wszyscy pozostali podążają. To typowe w kulturach hierarchicznych, gdzie nie wypada się sprzeciwiać.

Prawda i fałsz to z kolei wzorzec, w którym jedna osoba proponuje, druga się sprzeciwia, pierwsza znów proponuje, druga znów się sprzeciwia. Brak podążania i obserwacji.

Ukryty sprzeciw oznacza pozorne podążanie z ukrytą agendą sprzeciwu lub obserwację z ukrytą agendą sprzeciwu.

Dlatego zadaniem facylitatora jest identyfikowanie tych wzorców i radzenie sobie z nimi.

Jak rozwiązywać zablokowane rozmowy

Ceccarelli przedstawia konkretne rozwiązanie dla utknięć w rozmowach. Gdy ludzie są izolowani w swoim myśleniu – czy to przez same ruchy, czy wzorzec compliance – oznacza to, że trzymają pomysły dla siebie i nie łączą ich, żeby stworzyć coś większego i lepszego.

Najprostsze rozwiązanie to zmienianie wielkości grup. Zaczynasz od rozmów w parach, które pozwalają ludziom na bardziej komfortowe środowisko i bezpieczniejszą przestrzeń do łączenia pomysłów. Możesz też grupować po trzy osoby – dwie rozmawiają i łączą pomysły, trzecia obserwuje i oferuje perspektywę, potem rotujcie role.

Dopiero gdy małe grupy przedyskutują i połączą swoje pomysły, łączysz wszystkich razem i prosisz o prezentacje. To pozwala stworzyć struktury prowadzące do decyzji.

Struktury wizualne jako narzędzie kierowania rozmową

Główna praca facylitatora online dzieje się przed sesją – projektowanie struktur prowadzących rozmowy. Ceccarelli prezentuje kilka praktycznych przykładów.

Struktura lejka to alternatywa dla tradycyjnych kolumn (do zrobienia, w trakcie, zrobione). Projektujesz je w kształcie lejka, dając mniej miejsca na kolejne etapy. W rezultacie naturalnie kieruje to grupę ku decyzji.

Metafory działają znakomicie – przykład żaglówki w metodykach agile. Zespół myśli o tym, dokąd zmierza (cel), co mu pomaga (wiatr), co go spowalnia (kotwica) i jakie są zagrożenia (skały).

Proste linie to dowód, że nawet najprostsze struktury działają. Linia może reprezentować czas doświadczenia, poziom zgody czy jakąkolwiek skalę.

Działania wizualne i taktyczne

Ceccarelli przedstawia „bufet różnych działań”, które można wykorzystać:

Rysowanie – nie trzeba mieć tablicy online. Zwykły notes i długopis, pokazanie do kamery też działa.
Wskazywanie kursorem – najlepsza technika dla dużych grup. Uczestnicy kierują kursorem nad obszar reprezentujący ich stanowisko.
Grupowanie – backlog elementów, struktura i prośba o umieszczenie w odpowiedniej grupie.
Sortowanie – karty do posortowania według kryteriów (trudność, koszt, priorytet).
Reakcje emoji – bardzo niedoceniane narzędzie. Szybkie głosowanie przez reakcje w czacie: jabłko za opcją A, truskawka za opcją B.
Gify, memy, piosenki – Ceccarelli używa tego regularnie w pracy zdalnej. „Co myślisz o funkcji, którą właśnie wypuściliśmy?” lub „Podziel się gifem opisującym Twój weekend”. To tworzy pozytywną kulturę w czatowych rozmowach.
Pokazywanie do kamery – Planning Poker przez aplikację mobilną pokazywaną do kamery.

Protokoły i ustalanie oczekiwań

Ceccarelli podkreśla znaczenie jawnych umów zastępujących niewerbalną komunikację. Najważniejsze to protokoły check-in i check-out.

Check-in to mentalne i emocjonalne przyniesienie ludzi do pokoju. Na początku sesji może to być ikona na mapie, kursor nad pogodą opisującą nastrój. Ludzie muszą jednak wiedzieć, że są „w pokoju” mentalnie.

Check-out to jasne sygnały, gdy ktoś wychodzi z sesji. Przykład: wyłączenie kamery oznacza check-out, wszyscy wiedzą, że osoba sprawdza maile lub robi coś innego.

Te umowy trzeba ustalić przed spotkaniem i przypomnieć na początku każdego spotkania.

Sztuka balansowania kontroli

Ceccarelli podkreśla, że kontrolowana facylitacja to sztuka tworzenia równowagi między kontrolowaniem a poluzowaniem kontroli. Wielu z nas wpada w pułapkę nauczania zamiast facylitacji, albo facylitacji zamiast nauczania, co prowadzi nas bliżej coachingu – nie trzymamy kontenera ani agendy.

Ta równowaga wymaga jednak odwagi i umiejętności czytania sytuacji. Czasami trzeba puścić kontrolę, żeby odblokować rozmowę i zmienić energię w pokoju. W środowisku online robisz to przez dostosowywanie struktur i wybieranie odpowiednich działań w odpowiednim momencie.

Praktyczne wskazówki dla facylitatorów

Utrzymywanie zaangażowania

Ceccarelli stosuje zasadę 8 minut – nie mówi dłużej niż 8 minut bez interakcji z grupą. W mniejszych grupach interakcje są jeszcze częstsze. To kluczowe dla utrzymania uwagi online.

Radzenie sobie z trudnymi uczestnikami

Osoba dominująca w rozmowie to najłatwiejszy scenariusz do rozwiązania. Ceccarelli zaleca projektowanie struktur i działań całkowicie cichych. Komunikacja wizualna – umieszczanie, przesuwanie, wskazywanie kursorów. Rozmowy werbalne w małych grupach i brak powrotu do dużej grupy, jeśli osoba może zniszczyć ustalenia.

Długość sesji

Ceccarelli zaleca maksymalnie 45 minut przed przerwą. Przerwy powinny być przeznaczone na ruch, nie na sprawdzanie maili. To pomaga utrzymać energię grupy.

Przygotowanie uczestników

Większość pracy facylitatora online dzieje się przed sesją. Ceccarelli podkreśla, że nie można łączyć nauki nowych narzędzi z produktywnymi rozmowami. Wszystkie szkolenia, instrukcje i sesje praktyczne muszą odbyć się wcześniej.

Ważna rada dla nauczycieli i trenerów: gdy nauczasz online, zawsze rób to w parze. Jedna osoba dostarcza treści, druga trzyma kontener. Możecie się wymieniać rolami, jednak dla mniejszych grup interaktywnych warsztatów to kluczowe dla sukcesu.

Power start – jak zacząć każde spotkanie

Ceccarelli przedstawia metodę power start – przed każdym spotkaniem należy przemyśleć i zapisać:

Checklist Power Start:

[ ] Cel spotkania – dlaczego się spotykamy?
[ ] Rezultat – konkretny artefakt, który zabieramy ze sobą
[ ] Uczestnicy – jakie role będą obecne?
[ ] Co z tego mają – korzyść dla każdej zaproszonej osoby
[ ] Jak będą się angażować – instrukcje interakcji

Ten schemat odczytuje się na początku każdego spotkania, tworząc natychmiastowe zaangażowanie i jasne umowy.

Czytanie energii grupy online

Gdy masz już ustalone oczekiwania przed spotkaniem i powtarzasz je na początku, możesz łatwiej czytać energię grupy i dostosowywać struktury oraz działania. Możesz mieć backlog struktur – „jeśli to się stanie, użyję tej struktury, ale jeśli tamto się stanie, użyję tamtej struktury”.

Ceccarelli pokazuje to w praktyce: gdy podczas sesji widziała, że ludzie nie mogą przeciągać elementów przez zbyt wiele kursorów na ekranie, natychmiast wyłączyła ich widoczność. To przykład adaptacji struktury w czasie rzeczywistym.

Podsumowanie

Molood Ceccarelli pokazuje, że skuteczna facylitacja online wymaga zupełnie innego zestawu umiejętności niż tradycyjna praca z grupą. Kluczem jest świadome projektowanie struktur i doświadczeń, które pozwalają uczestnikom samodzielnie tworzyć treści i podejmować decyzje.

Fundamenty skutecznej facylitacji online to zrozumienie, że rozmowy naturalnie dywergują i konwergują, a zadaniem facylitatora jest prowadzenie tego procesu ku decyzjom. W środowisku online wymaga to spojrzenia z lotu ptaka i umiejętności balansowania między kontrolą a poluzowaniem kontroli.

Najważniejsze to jednak pamiętać, że facylitator tworzy kontener, w którym ludzie tworzą treści. W środowisku online ten kontener trzeba zaprojektować jeszcze bardziej przemyślnie, wykorzystując struktury wizualne, częste interakcje i jasne protokoły komunikacji.

Fundamentem skutecznej facylitacji online jest przygotowanie – większość pracy dzieje się przed spotkaniem. Dlatego dobrze zaprojektowane struktury, ustalone protokoły i przemyślane interakcje zastępują naturalne sygnały, które mielibyśmy w spotkaniach twarzą w twarz.

Kluczowa obserwacja

Dominująca osoba = najłatwiejszy problem

Standardowo myślimy: Osoba, która przejmuje kontrolę nad spotkaniem i mówi za wszystkich, to największy koszmar każdego facylitatora. Trzeba z nią walczyć, przywracać równowagę, moderować jej wypowiedzi.

W praktyce okazuje się, że: To najłatwiejszy scenariusz do rozwiązania w facylitacji online. Molood Ceccarelli wprost nazywa to „super easy” – najprościej rozwiązywalnym problemem.

Dlaczego to jest istotne: Większość facylitatorów traci energię na walkę z dominującymi osobami, podczas gdy wystarczy zmienić strukturę interakcji. Przestajesz walczyć z osobą, zaczynasz projektować środowisko, które naturalnie równoważy głosy.

Test na jutro: Następnym razem gdy ktoś zdominuje spotkanie, zamiast próbować go uciszyć lub kontrolować, zaprojektuj całkowicie ciche działanie wizualne – sortowanie, grupowanie, wskazywanie kursorów. W rezultacie sprawdź, jak natychmiast wyrównuje się poziom uczestnictwa całej grupy.

Ten wpis jest częścią mojej kolekcji notatek z ciekawych podcastów, webinarów i innych treści, które uważam za wartościowe i do których sam chcę wracać. Jeśli chcesz sprawdzić oryginalne źródło, znajdziesz je tutaj: Webinar „How To Become A Better Online Facilitator: Expert Tips from Molood Ceccarelli” – VMUG (Virtual Miro User Group) session

Tag: Zespoly Zdalne

Jak zostać lepszym facylitatorem online – eksperckie rady od Molood Ceccarelli #EN198