Jak projektować wirtualne warsztaty z Miro i liberating structures #EN141

TL;DR

Świadome kształtowanie przestrzeni wirtualnych wymaga zastąpienia tradycyjnego modelu „mózg wyłączony podczas webinaru” strukturyzowanymi interakcjami
Taksonomia Miro obejmuje cztery wymiary: Move (poruszanie), Share (dzielenie), Gather (zbieranie) i Interact (interakcja)
Liberating structures oferuje 33 alternatywne sposoby prowadzenia spotkań, z Conversation Cafe jako przykładem strukturyzowanej konwersacji
Zasada prostoty – możliwość wykonania czegoś nie oznacza, że powinno się to robić
Teleporty i linki znacznie ułatwiają nawigację użytkownikom po złożonych tablicach
Opinie społeczności napędza rozwój platformy zgodnie z potrzebami facilitatorów i trenerów

Przestrzeń kształtuje konwersacje

Joshua White, architekt konwersacji z gnomium, rozpoczął webinar od cytatu Churchilla: „Kształtujemy nasze budynki, a potem one kształtują nas”. Według White’a, kształt konwersacji i miejsce, w którym siedzimy, naprawdę ma znaczenie.

Badania Steelcase nad kształtami sal lekcyjnych potwierdzają wpływ przestrzeni na wzorce interakcji. White podkreśla jednak, że wirtualne przestrzenie działają podobnie – jak mówi Scotty Molamed: „nasze mózgi rozszerzają się na narzędzia, których używamy”. Malarz dlatego rozszerza się na pędzel, fotograf na aparat, a my rozszerzamy się na platformy Zoom i Miro.

Problem pojawia się, gdy jak cytuje White za Lenny Scott Weber: „otwierając drzwi do przestrzeni, nie dajemy ludziom pozwolenia na inne zachowanie niż bycie kondycjonowanym do siedzenia i słuchania”. Jeśli mimo to przestrzeń nie daje pozwolenia na zmianę, zbyt łatwo wracamy do tego, co znamy. Dlatego wirtualne warsztaty często powielają ten wzorzec – ludzie wchodzą w tryb „mózg wyłączony podczas webinaru”.

Taxonomy w praktyce – desert survival

Aby zademonstrować swoją taksonomię, White przeprowadził ćwiczenie „desert survival”. Uczestnicy znaleźli się w sytuacji katastrofy lotniczej na pustyni Atacama z pięcioma przedmiotami do przetrwania: wodą, kompasem, mapą, latarką i lustrem.

Aktywność demonstrowała wszystkie cztery wymiary taksonomii:

Move: guided navigation ze strzałkami prowadzącymi przez scenariusz
Share: reflection (indywidualny ranking przez Mentimeter), potem visible collaborative (wspólny ranking w grupach)
Gather: sorting przez przeciąganie przedmiotów w kolejności ważności
Interact: małe grupy (4-5 osób), strukturyzowany czas (7 minut), po którym nastąpił debrief

Kluczowy insight: większość grup opuściła samolot, co statystycznie oznaczałoby śmierć. Prawidłowa strategia to jednak pozostanie przy wraku i sygnalizowanie lustrem (pozycja #1), nie wędrówka z kompasem i mapą.

Taksonomia Miro — cztery wymiary projektowania

White opracował taksonomię składającą się z czterech elementów projektowania aktywności w Miro. Framework ten dlatego pozwala facilitatorom świadomie kształtować doświadczenia uczestników.

Move – jak poruszać uczestników

Pierwszy wymiar dotyczy sposobu nawigacji po tablicy. White jednak wyróżnia cztery główne podejścia:

Free range – uczestnicy swobodnie poruszają się po tablicy
Guided – strzałki prowadzące przez określoną ścieżkę
Linked – połączone elementy, gdzie kliknięcie przenosi do następnego punktu
Matryoshka – zagnieżdżone ramki umożliwiające zoomowanie jak w Prezi

Według White’a, podejście guided i linked sprawdza się mimo to najlepiej dla nowych użytkowników, którzy mogą czuć się zagubieni na dużej tablicy.

Share – sposoby dzielenia się

Drugi wymiar określa natomiast, jak uczestnicy dzielą się informacjami. White identyfikuje cztery główne tryby:

Reflection – indywidualne przemyślenia trafiające tylko do facilitatora
Reflective sharing – najpierw przemyślenie, potem dzielenie z grupą
Hidden collaborative – praca w grupach niewidoczna dla innych
Visible collaborative – wszyscy widzą pracę pozostałych

Każdy tryb ma jednak swoje zastosowanie w zależności od celu warsztatu. Hidden collaborative sprawdza się podczas burzy mózgów, podczas gdy visible collaborative umożliwia „peekaboo effect” — podglądanie pracy innych grup, które White bardzo ceni, bo odtwarza energię fizycznej sali, gdzie ludzie zerkają na flipcharty innych zespołów.

Gather – metody zbierania informacji

Trzeci wymiar koncentruje się natomiast na sposobach agregowania danych od uczestników:

Frameworks – gotowe szablony ze sklepu Miroverse
Sorting i ranking – przeciąganie elementów lub voting
External to internal – przenoszenie treści spoza tablicy

White jednak zwraca uwagę na bogactwo Miroverse – nowej funkcji oferującej setki gotowych szablonów dla różnych typów warsztatów.

Interact – struktury interakcji

Ostatni wymiar obejmuje mimo to fundamentalne decyzje o charakterze interakcji:

Poziom strukturyzacji – niski vs wysoki
Wielkość grup – małe vs duże
Czas trwania – krótki vs długi
Rotacja – stałe grupy vs przemieszczanie między grupami
Sekwencyjność – działania po kolei vs jednocześnie

Te wybory dlatego bezpośrednio wpływają na dynamikę grupy i jakość rezultatów warsztatu.

Liberating structures jako alternatywa

Isman, organization development consultant z Singapuru (podczas webinaru żartobliwie nazwany „Singapore Boy”), przedstawił jednak koncepcję liberating structures autorstwa Keith McCandlessa i Henry Lipmanowica. Książka opisuje 33 alternatywne sposoby prowadzenia spotkań o intrygujących nazwach jak „1, 2, 4, All”, „Triz”, „15% Solutions”, czy „25/10 Crowd Sourcing”.

Każda z metod dlatego odchodzi od modelu „jedna osoba mówi, wszyscy słuchają” na rzecz aktywnego zaangażowania wszystkich uczestników. Celem liberating structures jest jednak zapewnienie każdemu uczestnikowi aktywnego udziału w konwersacji. Rezultatem ma być większe zaangażowanie i commitment – „Byłem tam, uczestniczyłem w konwersacji, byłem częścią podejmowania decyzji”.

Conversation Cafe w praktyce

Isman zaprezentował Conversation Cafe jako przykład strukturyzowanej konwersacji. Metoda koncentruje się jednak na słuchaniu bardziej niż mówieniu, tworząc przestrzeń dla wzajemnego szacunku.

Zasady Conversation Cafe:

Talking object (pluszowy miś, dinozaur) – tylko osoba z przedmiotem może mówić
Runda 1 i 2 – każdy uczestnik dostaje minutę na wypowiedź
Runda 3 – otwarta konwersacja przez 3 minuty
Dokumentacja – uczestnicy robią notatki podczas słuchania

Według Ismana, struktura dlatego wymusza aktywne słuchanie i daje każdemu równą szansę na wypowiedź, co często jest niemożliwe w tradycyjnych spotkaniach.

Praktyczne wskazówki dla facilitatorów

Wyzwania wirtualnej przestrzeni

White i Isman otwarcie przyznają jednak, że praca online niesie dodatkowe wyzwania. Czas przygotowania warsztatów online jest trzykrotnie dłuższy niż w przypadku spotkań face-to-face. Isman zauważa: „Te rzeczy, których nie można zaplanować – ludzie wklejają sticky notes w białej przestrzeni zamiast w niebieskiej”.

Dodatkowy problem stanowi natomiast fakt, że 90% uczestników pracuje na jednym ekranie. Przeskakiwanie między Zoom a Miro może być irytujące, dlatego White skupia się na minimalizacji tego problemu przez osadzanie narzędzi bezpośrednio w tablicy.

White przestrzega też przed „obwinianiem technologii” – gdy warsztat jest zbyt skomplikowany, uczestnicy winią technologię zamiast angażować się w treść. Dlatego kluczowa jest zasada prostoty.

Zasada prostoty

White cytuje jednak Jurassic Park: „To, że można coś zrobić, nie oznacza, że należy to robić”. Facilitatorzy przechodzący online często zapominają o pedagogice i koncentrują się na technologii.

Miro pozwala robić niesamowicie złożone rzeczy, ale nie oznacza to, że trzeba z nich wszystkich korzystać. White uważa, że lepiej stworzyć spójny posiłek niż serwować same przystawki. Porównuje to jednak do PowerPoint – możliwość animowania każdego słowa nie oznacza, że należy to robić.

Nawigacja i orientacja

Isman podkreśla mimo to znaczenie orientacji w przestrzeni wirtualnej. Podobnie jak w fizycznej sali, ludzie potrzebują punktów odniesienia w pierwszych minutach warsztatu.

Najlepsze praktyki:

Link central – centralne miejsce z przyciskami do wszystkich sekcji
Powroty do głównej – przyciski powrotne z każdej sekcji
Pierwszych 5 minut na pokazanie nawigacji

White dodaje jednak znaczenie „teleportów” – połączonych linków ułatwiających przemieszczanie się po tablicy. Zaleca dlatego testowanie na najgorszym dostępnym urządzeniu – starym telefonie z Wi-Fi sprzed lat.

Integracja z innymi narzędziami

White demonstrował natomiast osadzanie zewnętrznych narzędzi w Miro. Celem jest utrzymanie użytkowników w dwóch miejscach: Zoom i Miro, bez konieczności przeskakiwania między wieloma platformami.

Kluczowe integracje obejmują jednak Mentimeter dla ankiet, H5P dla interaktywnych quizów z rozgałęzieniami i pop-up elementami, Etherpad dla ukrytej współpracy grupowej oraz iframe generator dla osadzania niemal każdej strony internetowej. White pokazał też użycie YouTube trailerów i gifów jako elementy storytelling.

Przyszłość integracji: Miro pracuje nad integracją z Zoom, ale White wspomniał o Toasty.ai jako alternatywie już oferującej pełną integrację z Miro. Toasty to jednak startup tworzący platformę video dedykowaną facilitatorom z wbudowanymi breakout rooms i seamless współpracą z tablicami Miro.

Praktyczne wskazówki techniczne:

Wyłączenie kursorów innych użytkowników (przycisk przy „share”) gdy jest zbyt wielu uczestników
Mini mapa w prawym dolnym rogu do szybkiej nawigacji po dużych tablicach
Funkcja „bring everyone to me” zamiast screen share podczas warsztatów
Frames dla eksportu sekcji vs presentation mode dla prowadzenia na żywo

Kluczowe obserwacje

„Genius loci” w przestrzeniach wirtualnych

White zamknął jednak prezentację odwołaniem do genius loci – ducha miejsca z mitologii rzymskiej. W kontekście miast oznacza to charakterystyczny charakter lokalizacji.

Pytanie dla facilitatorów brzmi dlatego: Jaki duch miejsca tworzysz w swoich wirtualnych warsztatach? Jak świadomie kształtujesz konwersacje, żeby wykraczały poza zwykły Zoom?

Community i rozwój platformy

Podczas Q&A White ujawnił jednak, że Miro przekroczyło już 5 milionów użytkowników i zbliża się do 6 milionów. Uczestnicy podkreślali mimo to znaczenie społeczności Miro w rozwoju platformy. White zauważył, że od COVID-19 zespół Miro aktywnie słucha potrzeb facilitatorów i trenerów. Funkcje dodawane w ostatnich miesiącach odpowiadają dlatego bezpośrednio na opinie tej grupy użytkowników.

Jedna z najbardziej oczekiwanych funkcji – blokowanie obiektów dla gości – została jednak wreszcie wprowadzona. Wcześniej goście mogli odblokować wszystko, co moderator zablokował. White wspomniał też o przewadze Miro nad Mural w kontekście API i integracji z zewnętrznymi narzędziami, choć docenił, że Mural miał funkcję blokowania już od dwóch lat.

Jeden z uczestników skomentował natomiast doświadczenie słowami „To wygląda jak przyszłość” – co idealnie oddaje potencjał świadomie projektowanych przestrzeni wirtualnych.

Praktyczne rekomendacje społeczności

Podczas Q&A uczestnicy dzielili się jednak sprawdzonymi praktykami:

20-minutowe sesje orientacyjne przed głównym wydarzeniem
Ograniczenie do sticky notes w krótkich sesjach (2-3 godziny)
Stopniowe wprowadzanie funkcji — jedna godzina sticky notes, następna upload plików, kolejna łączenie
Table of contents jako główny widok dla dużych tablic
Read-only access przed warsztatem, edycja dopiero podczas wydarzenia

Checklista facilitatora wirtualnych warsztatów

Poniższa checklista została opracowana na podstawie praktycznych wskazówek przedstawionych podczas webinaru przez Joshua White i Ismana.

Przed warsztatem

[ ] Przygotuj sesję orientacyjną (20 min) dla nowych użytkowników
[ ] Ustaw read-only access do momentu rozpoczęcia warsztatu
[ ] Stwórz „link central” z nawigacją do wszystkich sekcji
[ ] Dodaj przyciski powrotne z każdej sekcji
[ ] Przetestuj tablicę na najsłabszym dostępnym urządzeniu
[ ] Zablokuj wszystkie elementy, które nie powinny być edytowane
[ ] Przygotuj plan awaryjny dla problemów technicznych

Podczas wprowadzenia

[ ] Pokaż nawigację w pierwszych 5 minutach
[ ] Wyjaśnij zasady pracy na tablicy
[ ] Zacznij od prostych funkcji (sticky notes)
[ ] Demonstruj „bring everyone to me” zamiast screen share
[ ] Ustaw jasne ground rules dla współpracy

Projektowanie interakcji (Taksonomia Miro)

[ ] Wybierz sposób poruszania: free range, guided, linked lub matryoshka
[ ] Określ typ udostępniania: reflection, reflective, hidden lub visible collaborative
[ ] Zdecyduj o metodzie zbierania: frameworks, sorting/ranking lub external to internal
[ ] Zaprojektuj strukturę interakcji: poziom strukturyzacji, wielkość grup, czas trwania

Po warsztacie

□ Eksportuj kluczowe sekcje za pomocą frames
□ Zbierz feedback w retrospective na tablicy
□ Udokumentuj wyciągnięte wnioski dla następnych sesji

Kluczowy insight

Widoczność pokonuje prywatność

Standardowo myślimy: Grupy powinny pracować w ukryciu, żeby nie wpływać na siebie nawzajem i nie kopiować pomysłów innych zespołów.

W praktyce okazuje się, że: Świadome projektowanie „visible collaborative” tworzy energię fizycznej sali, gdzie ludzie naturalnie zerkają na flip charty innych grup. White nazywa to „peekaboo effect” i uważa za kluczowy element angażujących warsztatów online.

Dlaczego to jest istotne: Ukrywanie pracy grup zabija energię i ciekawość uczestników. Widoczność natomiast stymuluje kreatywność, tworzy zdrową rywalizację i daje poczucie wspólnego odkrywania.

Test na jutro: Następnym razem gdy prowadzisz warsztat grupowy, zamiast ukrywać tablice poszczególnych zespołów, umieść je obok siebie tak, żeby każdy mógł zerknąć na pracę innych i sprawdź, czy energia w pokoju wzrasta.

Ten wpis jest częścią mojej kolekcji notatek z ciekawych podcastów, webinarów i innych treści, które uważam za wartościowe i do których sam chcę wracać. Jeśli chcesz sprawdzić oryginalne źródło, znajdziesz je tutaj: https://www.youtube.com/watch?v=5vsJDDuZehk&t=23s